ISO 9001:2015 - Obvezni in neobvezni dokumenti in zapisi

Če želite imeti sistem vodenja kakovosti v skladu s standardom ISO 9001: 2015 morate imeti v dokumentiranih informacijah poleg procesov podjetja zajete tudi številne dokumente in zapise (upoštevajte, da nekateri dokumenti in zapisi niso obvezni, če organizacija ugotovi, da so zahteve ISO 9001:2015 neprimerne za področje njenega sistema).

Obvezni dokumenti

Dokumentirane informacije, ki jih sistem vodenja kakovosti po ISO 9001:2015 mora vsebovati:

• Opredeljevanje področja uporabe sistema vodenja kakovosti (točka 4.3)
• Politika kakovosti (točka 5.2)
• Cilji kakovosti (točka 6.2)
• Kriteriji za ocenjevanje in izbor dobaviteljev (točka 8.4.1)

V nadaljevanju so obvezni zapisi (upoštevajte, da so zapisi so označeni z *  obvezni samo v primerih, ko področje v organizaciji ni izključeno):

• Zapisi spremljanja in merjenja kalibracijske opreme* (točka 7.1.5.1)
• Zapisi o usposabljanju, kompetentnosti, izkušnjah in kvalifikacijah (točka 7.2)
• Zapisi o zahtevah za Izdelek/storitev in rezultatih pregleda (točka 8.2.3.2)
• Zapis o izpoljevanju zahtev snovanja in razvoja * (točka 8.3.2)
• Zapisi o vhodih snovanja in razvoja (točka 8.3.3)
• Zapisi o nadzoru o snovanja in razvoja* (točka 8.3.4)
• Zapisi o izhodih snovanja in razvoja* (točka 8.3.5)
• Zapisi o spremembah snovanja in razvoja* (točka 8.3.6)
• Zapisi o značilnosti proizvodov, ki se proizvajajo in storiteve, ki se zagotovljajo, ali aktivnosti, ki se izvajajo (točka 8.5.1)
• Zapisi o lastnini odjemalca (točka 8.5.3)
• Zapisi za nadzor sprememb proizvodnje / izvajanja storitev (točka 8.5.6)
• Zapis o sprostitvi izdelka / storitve z merili sprejemljivosti (točka 8.6)
• Zapis o neskladnih (točka 8.7.2)
• Zapisi o spremljanju in merjenju rezultatov sistema vodenja kakovosti (točka 9.1.1)
• Zapisi programa notranje presoje (točka 9.2)
• Rezultati notranje presoje (točka 9.2)
• Rezultati vodstvenega pregleda (točka 9.3)
• Rezultati korektivnih ukrepov (točka 10.2.2)

Neobvezni dokumenti

Obstajajo številni neobvezni dokumenti, ki jih je mogoče učinkovito uporabiti za izvajanje sistema vodenja kakovosti v skladu z zahtevami ISO 9001.

Menim, da so sledeči neobvezni dokumenti, ki se najpogosteje uporabljajo:

• Postopek za določanje obsega konteksta organizacije in zainteresirane strani (klavzule 4.1 in 4.2)
• Postopek za obvladovanje tveganj in priložnosti (točkaklavzula 6.1)
• Postopek za obvladovanje  kompetentnosti , usposabljanja in ozaveščanja zaposlenih (točka 7.1.2, 7.2 in 7.3)
• Postopek za obvladovanje vzdrževanja in umerjanja merilne opreme  (točka 7.1.5)
• Postopek za obvladovanje dokumentov in zapisov (točka 7.5)
• Postopek prodaje (točka 8.2)
• Postopek za snovanje in razvoj (točka 8.3)
• Postopek za proizvodnjo in izvedbo storitev (točka 8.5)
• Postopek skladiščenja (točka 8.5.4)
• Postopek za obvladovanje neskladnosti in izvedbo korektivnih ukrepov (točki 8.7 in 10.2)
• Postopek za spremljanje zadovoljstva odjemalcev (točka 9.1.2)
• Postopek za izvedbe notranjih presoj (točka 9.2)
• Postopek za izvedbo vodstvenega pregleda (točka 9.3)

Kako integrirati sistem vodenja in inoviranje v podjetju

Obstoječa podjetja standardizirajo utečene procese v podjetju s pomočjo zahtev, ki si jih postavijo ali jih povzamejo iz standardov, ki jih predpisujejo. Rutinske aktivnosti je preprosto prepoznati in najti v temeljnih procesih podjetja. V primeru, da se podjetju ne zgodi v času poslovanja nič, je to zelo primerno in mogoče. Če pa podjetje posluje na globalnem trgu, pa je podvrženo vsakodnevnim spremembam, ki zahtevajo, da se izboljšuje in inovira neprenehoma. V tem primeru mora podjetje eksperimentirati z izboljšavami in inovacijami. Če tega sploh ne počne ali počne brez, da bi to preizkusilo, če deluje ali ne deluje, je obsojeno na stagnacijo ali celo na propad.

Za uspešno izvajanje nenehnih izboljšav in inovacij mora te procese združiti v obstoječe procese. S pomočjo orodij, kot je platno vrednostne ponudbe in poslovnega modela pričeti z nenehnimi eksperimenti, kjer na stroškovno ugoden način preverjajo nove ideje za izboljševanje procesov, proizvodov, storitev in poslovnih modelov.

Podjetja, ki standardizirajo ali imajo standardizirano poslovanje po zahtevah standardov ISO vedno naletijo na zahteve po izboljšavah, ki jih lahko nadgradijo z zahtevami po inoviranju, ki uporabljajo orodja za oblikovanje vrednostnih ponudb, poslovnega modela in kulture podjetja. Preprosta vizualna orodja so izjemen pripomoček za ustvarjalno oblikovanje, ki se lahko v kratkem povrne v obliki večjih prihodkov, nižjih stroškov, višje dodane vrednosti, večjega zadovoljstva zaposlenih, dobaviteljev, lastnikov in kupcev.

Danilo Tič